Es klingt vielleicht banal, ist aber eine immense Arbeitserleichterung: Geben Sie der Familie oder dem einzelnen Flüchtling einen Locher und einen Aktenordner und vereinbaren Sie, dass darin alle Briefe abgeheftet werden.

Sollte die Steuernummer vorliegen und auch die Rentenversicherungsnummer – beides wird zugeschickt – dann achten Sie darauf, dass die Dokumente gut abgeheftet und schnell wieder auffindbar sind. Diese Daten werden Sie immer wieder benötigen.

Vergewissern Sie sich, dass die Namen der Familie bzw. des Einzelnen am Briefkasten stehen – und zwar alle! –, denn es kommt immer wieder Post von den Behörden.

Die Familie oder aber auch der Einzelne/die Einzelne sollte eine Vollmacht für die Patin/den Paten ausstellen, damit man bei Behörden für die Familie bzw. den/die Einzelne aktiv werden kann.

Scannen Sie alle Dokumente oder fotografieren Sie diese ab – Visum, Geburtsurkunde usw. – ein und speichern Sie diese auf Ihrem PC. So können Sie schnell reagieren, wenn eine Behörde Unterlagen braucht.

Ist der Flüchtling bzw. die Familie bei den Bürgerdiensten gemeldet und haben sie eine Bescheinigung der Bürgerdienste über ihren Wohnsitz? Legen Sie auch diese Bescheinigung zu Ihren Dokumenten. Falls sie fehlt, sollten Sie einen Termin bei den Bürgerdiensten machen, um die Familie bzw. den Geflüchteten bei dem neuen Wohnsitz anzumelden. Den Termin können Sie online hier buchen. Achtung: Bei der Anmeldung müssen Sie den Mietvertag, die Wohnungsgeberbestätigung und die aktuellen Dokumente der Familie mitbringen.

Wie ist der Status der Familie bzw. des Flüchtlings und welche Dokumente sind vorhanden? Haben sie
– einen Ankunftsnachweis
– eine Gestattung
– eine Duldung
– oder einen Aufenthaltstitel (das ist das Dokument für einen langfristigen Aufenthalt)?
Je nach Dokument ergibt sich Handlungsbedarf. Ziel sollte stets die Anerkennung als Asylsuchender sein. Für diese ist die Anhörung beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) wichtig, das in Dortmund an der Huckarder Str. 91 zu finden ist Möglicherweise ist es sinnvoll, dass Sie bei der Ausländerhörde nachfragen, wie der Status des Flüchtlings ist und wann sich Veränderungen ergeben bzw. was zu tun ist, damit der nächste Schritt eingeleitet wird. Erfahrungsgemäß sollten Sie bei der Ausländerbehörde in Dortmund viel Zeit mitbringen; sie ist in der Regel telefonisch äußerst schwierig zu erreichen.

Um Leistungen zu beziehen, ist die Einrichtung eines Kontos Voraussetzung (weitere Informationen finden Sie hier). Zahlreiche Asylbewerber richten das Konto bei der Sparkasse ein, möglich ist dies aber auch bei jeder anderen Bank. Beispielhaft erklärt die Sparkasse, welche Identitäts- und Legitimationspapiere der Beraterin oder dem Berater bei der Kontoeröffnung vorgelegt werden müssen:
– einen Reisepass;
– einen von einer deutschen Behörde ausgestellten Personalausweis;
– ein durch eine deutsche Behörde ausgestelltes Passersatzpapier;
– eine vorläufige Aufenthaltsgestattung, sofern darin Angaben zur Person und ein Lichtbild enthalten sind;
– eine durch eine deutsche Behörde ausgestellte Duldung, sofern darin Angaben zur Person und ein Lichtbild enthalten sind.

Aus dem Status des Geflüchteten ergibt sich die Behörde, die Leistungen zahlt. Für Asylsuchende ist das Sozialamt zuständig. Es zahlt die Leistungen entsprechend dem Asylbewerberleistungsgesetz – das ist weniger als Hartz IV. Den Leistungsbescheid sollten Sie genau prüfen: Sind alle Personen erfasst?

• Anerkannte Flüchtlinge wechseln zum Jobcenter. Im Jobcenter ist der „Integration Point“ die Anlaufstelle für Flüchtlinge. Empfehlenswert ist es, sich möglichst früh mit der Familie bzw. dem Geflüchteten dort einzufinden – möglichst schon um 7.30 Uhr morgens. In einem Erstgespräch sollte man Leistungen beantragen. Formale Voraussetzungen sind in der Regel:
– Einstellungsbescheid des Sozialamtes
– Anmeldung des Wohnsitzes bei der Stadt Dortmund
– Kontoverbindung mit den Kontoauszügen der letzten drei Monate
– Antrag zur Aufnahme in eine Krankenkasse (alle gesetzlichen Krankenkassen möglich)
– evtl. müssen Sie zusätzlich Kindergeld bei der Familienkasse (Im Untergeschoss des Jobcenters) beantragen. Bringen Sie hierzu die Geburtsurkunden und die Steuernummern mit
– evtl. ist es nötig, dass Sie beim BAFÖG-Amt BAFÖG beantragen bzw. eine Bescheinigung darüber erhalten, dass kein BAFÖG gezahlt wird.
In der Regel folgt auf das erste Gespräch im Jobcenter ein weiterer Termin, der keine Wartezeiten beinhaltet. Zu diesem Termin müssen Sie die genannten Unterlagen sowie den umfangreichen Antrag ausgefüllt mitbringen. Füllen Sie die Formulare nach bestem Wissen aus und lassen Sie das offen, was Sie nicht verstehen. Die Mitarbeitenden beim Jobcenter sind gut geschult und verständnisvoll und ergänzen die Lücken im Gespräch.

Für die Krankenversicherung können Sie bei jeder gesetzlichen Krankenkasse die Aufnahme beantragen. Gute Erfahrungen wurden uns z.B. mit der AOK in Brackel vermeldet. Denken Sie bei der Beantragung daran, alle Dokumente mitzubringen – auch die Geburtsurkunde. Für die Krankenkassenkarte wird außerdem ein Passfoto benötigt.

Ein wesentlicher Faktor beim Ankommen ist der Spracherwerb. In der Beratungsstelle der VHS, Hansastr. 2-4, können sich Geflüchtete über die Angebote für Sprachkurse beraten lassen und sich anmelden (Mo 10-13 Uhr, Di 14-17 Uhr, Mi 10-13 Uhr, Do 14-17 Uhr). Die Integrationskurse sind in der Regel für anerkannte Flüchtlinge und Geflüchtete aus Ländern mit guter Bleibeperspektive. Da sie sehr schnell belegt sind, ist es wichtig, zügig dort vorzusprechen. Noch schwieriger ist es, Kursangebote für Menschen mit Alphabetisierungsbedarf zu finden: Manchmal richtet z.B. die VHS eigens Spezial-Integrationskurse mit Alphabetisierung ein – hierbei müssen Sie sich am besten direkt bei dem Kursträger erkundigen.

Um ein Kind im Kindergarten anmelden zu können, braucht es ein Impfzeugnis und/oder ein gelbes Kinder-Untersuchungsheft. Planen Sie also einen Besuch beim Kinderarzt ein. Dorthin sollten Sie unbedingt den „Gesundheitsschein“ des Sozialamtes mitnehmen.

Schulpflichtige Kinder melden Sie beim Dienstleistungszentrum Bildung, Königswall 25-27, (Tel. 0231 50-10747, E-Mail: dlzb@dortmund.de) an. Hier sollten Sie sich vor Ort mit den Kindern beraten lassen und möglicherweise vorhandene Zeugnisse mitbringen. Über das Dienstleistungszentrum wird die Schule zugewiesen. Entscheidend ist das Alter. So kommen beispielsweise Jugendliche über 16 Jahre an das Berufskolleg, wo sie auch das Abitur absolvieren können. Bei Erstklässlern ist der Fall anders: Die werden direkt bei der Grundschule angemeldet.